Електронски систем за јавни набавки

ОДГОВОРИ НА ПРАШАЊА

Електронски систем за ајвни набавки

Имаме ревизија на постапките за јавни набавки, но ревизорот преку својот профил не може да ги преземе документите во .zip формат. Како да постапиме?

За да биде овозможено преземањето на документите во .zip фајл, потребно е да се изгенерира парцијална листа, а за постапките за кои е пополнето известување за реализиран договор потребно е да се изгенерира финална листа.

Дали понудата може да биде потпишана со сертификат на овластената сметководствена компанија која ни помага?

Како да одлучам дали за еден оглас да предвидам електронска аукција?

По грешка на ЕСЈН го раскинавме целиот договор, а имавме потрошено дел од средствата. Дали може да ми го појасните процесот на раскинување?

Дали во Известувањето за склучен договор е задолжително прикачувањето и на поединечните цени?

Блокирани сме на системот за необјавен реализиран Договор, иако истиот не е влезен во сила, односно е со одложено започнување.

Објавив Известување за Измена на договорот, но не можам да пополнам реализација бидејќи системот ми ја прикажува само вредноста на измената.

Поништивме дел од постапка за јавна набавка. За да спроведеме нова постапка за конкретниот дел, дали е потребно да внесуваме нова позиција во планот на ЕСЈН?

Во институцијата имаме два дигитални потписи и тоа за претседателот на комисијата и за одговорното лице. Дали е тоа доволно за потпишување на сите документи во постапките?

Во постапките кои се спроведуваат со користење на електронски средства, преку ЕСЈН, се употребува квалификуван сертификат за електронски потпис, согласно прописите за електронски потпис.

Договорниот орган во постапките задолжително треба да го користи дигиталниот сертификат (кој претставува електронска алатка што го заменува своерачниот потпис) за потпишување на следниве документи:

Одлука за јавна набавка,
Записник од јавно отворање,
Извештај од спроведена постапка,
Одлука за избор на најповолна понуда/поништување на постапката, како и
сите други документи што самиот ги составува.

Во зависност од видот на документот, истиот го потпишува одговорното лице или претседателот и членовите на комисијата за јавна набавка. Оттаму, за секоја постапка поединечно, претседателот или неговиот заменик, како и членовите на комисијата или нивните заменици е потребно да поседуваат квалификуван сертификат за електронски потпис за потпишување на документите кои ги изготвува комисијата.

Со електронскиот потпис на одговорното лице се потпишуваат соодветно одлуките во постапките за јавни набавки.

Процедурата за издавање на квалификуван сертификат е брза и едноставна, а регистрирани издавачи се КИБС и Телеком.

Спроведовме рамковна делива постапка, но при пополнувањето на договорите, системот автоматски ги групира понудувачите. Ве молиме за појаснување

Комисијата при евалуацијата во отворена постапка дополнително побара од понудувачот да ја достави Изјавaта по член 88 од ЗЈН, но дигиталниот потпис на истата е по јавното отворање. Како да постапиме?

Комисијата за јавни набавки, при спроведување на процесот на евалуација на понудите, треба да ги има во предвид одредбите од Законот за јавни набавки, и во согласност со член 109, став (2) оцени кои од документите во приложената документација може да бидат дополнително побарани и доставени.

Притоа, Договорниот орган ќе одлучи во однос на прифатливоста на понудата, имајќи ги во предвид и начелата во однос на еднаквиот третман и недискриминација, како и конкуренција помеѓу економските оператори, економичноста и ефикасноста на постапките, а со цел да се спречи отфрлање на понудите кога од небрежност или поради грешка не се доставени одредени документи што се барале со тендерската документација, или пак таквите документи се доставени, но од одредени причини се невалидни.

Во однос на дополнително побараната документација, треба да се има во предвид видот на самиот документ како и валидноста на истиот во однос на процесот на јавното отворање и евалуацијата.

Имено, за документите кои самиот економски оператор ги составува, комисијата треба да има во предвид дека доколку истите дополнително ги побара, тие ќе бидат потпишани со дигитален сертификат по јавното отворање, и како такви да ги земе во предвид во евалуацијата.

Каде се пополнува реализацијата на сите поединечни договори од рамковни спогодби на ЕСЈН?

Како се пополнуваат поединечните договори од рамковни спогодби на ЕСЈН?

Како да спроведам повторно прибирање на понудите кај рамковна спогодба преку ЕСЈН?

При објавата на огласот системот ни бара да внесеме Лице за реализација на договорот. Дали ова лице треба задолжително да биде од членовите на комисијата за јавна набавка?

На Електронскиот систем за јавни набавки (ЕСЈН) и Е-пазар е воведена нова улога -лице за реализација на договор.

Имено, со цел воспоставување на практична примена на процедурите за спроведување на набавките, при објавување на огласот е воведена опција да се одбере лице кое ќе биде задолжено да го следи извршувањето, односно реализацијата на договорот.

Локалниот администратор има можност да регистрира и активира вработен/и со улогата „Лице за реализација“. Ова лице на ЕСЈН ќе има можност САМО за пополнување на известување за реализиран договор и тоа само на онаа постапка за која е одбран во огласот, додека за постапките кои се спроведуваат преку е-пазар ќе му биде на располагање модулот за електронско следење и евидентирање на нарачките!

Тоа значи дека лицето нема да биде вклучено во претходниот процес, односно спроведувањето на самата јавна набавка.

Регистрирањето, активирањето и одбирањето на лица за реализација во постапките на ЕСЈН и Е-пазар е опционално, но сметаме дека е добра пракса и ќе го олесни процесот на јавни набавки и вклученост на лицата задолжени за спроведувањето на договорите.

Профилот на Договорниот орган е блокиран за необјавен план за јавни набавки, иако во конкретната година немало потреба од набавки?

При пополнување на Известувањето за склучен договор, системот автоматски ми го дава понудувачот кој беше најповолен, но истиот се откажа од склучување на договорот. Како да го прикачам на ЕСЈН договорот со следнорангираниот понудувач?

Имавме потреба од дообезбедување на средства и промена на првичната одлука за јавна набавка. Како да постапиме на ЕСЈН?

Доколку во согласност со Законот за јавни набавки имаме потреба од избор на второрангиран понудувач, како истото да го направиме на Електронскиот систем за јавни набавки?

-Дали може да се објави постапка за јавна набавка во месец јануари, планирана во план за јавни набавки од претходната година?

Согласно член 75 став 1 од Законот за јавните набавки („Службен весник на РМ“ 24/19) договорниот орган врз основа на планираните извори за финансирање, донесува план за своите вкупни потреби за набавки во тековната година по видови стоки, услуги и работи според ЗПЈН, со кој го определува предметот на набавка, очекуваниот почеток на постапката, проценетата вредност на договорот и видот на постапката за јавна набавка.

По донесување на годишниот план, договорниот орган го објавува во ЕСЈН до крајот на јануари од тековната година.

Според тоа, огласите за јавни набавки кои ќе се објавуваат во тековната година треба да бидат предвидени во годишниот план за јавни набавки за таа година.

Сепак, во пракса може да се случи одредена набавка која била предвидена во годишниот план за претходната година и започнала да се спроведува во истата година, поради одредени причини во декември или јануари да се поништи цела или дел/делови, или во ретки случаи да дојде до целосно раскинување на склучен договор без никаква реализација.

Со цел да се овозможи задоволување на потребите кои биле планирани, а поради вакви околности не биле успешно завршени истата година, оставена е техничка можност на ЕСЈН договорниот орган да објави набавка од планот од претходната година заклучно до крајот на јануари во кој рок треба да го донесе и објави годишниот план за јавни набавки од тековната година, со што се надминува преодниот рок до донесување на новиот план.

Но, напоменуваме дека таквата техничка можност е предвидена само за наведените исклучителни случаи (поништена постапка/дел од постапка или целосно раскинат договор без реализација), а препорачуваме и соодветно да се образложи во одлуката за јавна набавка.

Одговорноста за правилно спроведување на постапките и примена на одредбите од законот е на договорниот орган.

- Дали секој член на група треба да биде регистриран на ЕСЈН во моментот на поднесување на понудата?

Како да потпишам pdf документ?

Дали понудата од економски оператор кој учествува во електронска постапка како правно лице, може да биде потпишана со дигитален сертификат на физичко лице?

Кои документи се потпишуваат со дигитален сертификат во случај на групна понуда?

Кои документи во постапката за јавна набавка економскиот оператор треба да ги потпише со дигитален сертификат?

Кои лица кај договорниот орган треба да поседуваат дигитален сертификат?

Кои документи во постапката за јавна набавка договорниот орган треба да ги потпише со дигитален сертификат (квалификуван сертификат за електронски потпис)?

Кога понудата се смета дека е потпишана со валиден дигитален сертификат?

Електронски поднесената понуда има валидност и доказна сила еднаква на понуда која е доставена во хартиена форма кога е потпишана со користење на квалификуван дигитален сертификат издаден од регистриран издавач на сертификати.

Дигиталниот сертификат мора да биде издаден за правно лице. Прифатливи сертификати се сите оние кои ги задоволуваат стандардите за квалификуван дигитален сертификат согласно Директивите на ЕУ.

Регистрирани издавачи во Македонија за дигитални сертификати се Мекедонски Телеком АД Скопје и КИБС АД Скопје.

Доколку сертификатот е издаден од странски издавач, потребно е издавачот да биде авторизиран (регистриран) во земјата на потекло како официјален издавач на дигитални сертификати.

Комисијата за јавни набавки го задржува правото да бара дополнителни докази за валидноста на сертификатот и кредибилитетот на издавачот.

Сите понуди кои се потпишани со сертификат кој не е во согласност со изнесеното (невалиден), ќе се сметаат за неприфатливи. Притоа, дигиталниот сертификат треба да биде со важност најмалку до моментот на јавното отворање односно крајниот рок за поднесување на понудите, при што датумот на аплицирање на дигиталниот сертификат се смета за валиден датум на потпишување на документот.

Кој треба да биде носител на дигиталниот сертификат со кој се потпишуваат понудите?

Доколку во постапката документите од понудата се потпишани од лице што е овластено од одговорното лице на економскиот оператор, а при тоа во првичната понуда доставена преку ЕСЈН нема приложено овластување (полномошно) од овластениот потписник (управителот) на правното лице како составен дел на понудата, дали истото дополнително може да се бара?

Документите кои се составен дел на понуда (финансиска и техничка понуда, изјави) ги потпишува со дигитален сертификат лицето кое е овластен потписник на правното лице, односно управителот или лице ополномоштено од него.

Според член 109 став 2 од законот, при проверката на комплетноста и валидноста на документацијата за утврдување на способноста на понудувачот и при евалуација на понудата, комисијата може да побара понудувачите да ги појаснат или дополнат документите, доколку не станува збор за значителни отстапувања од бараната документација.

Имајќи предвид дека целта на постапката за јавна набавка е врз основа на што е можно поголем број на конкурентни понуди да се избере најповолната, односно онаа која ќе значи најголем квалитет за парите, а со оглед на тоа што документацијата е доставена и потпишана со дигитален сертификат, доколку не постои друга причина за отфрлање, комисијата може дополнително да побара да се достави овластување за лицето кое дигитално ги потпишало документите, и истото да се земе во предвид при евалуацијата на понудата само доколку е валидно и со важност во моментот на потпишување и поднесување на понудата, имајќи во предвид дека лицето кое ја потпишува понудата требало да биде овластено пред да ја потпише истата.

Дали за објавувањето на огласи и известувања е потребен дигитален сертификат?

Дали договорниот орган треба да објави прилог за измена на огласот во Службен весник на РСМ доколку и огласот бил објавен во Службен весник?

Законот за јавните набавки не предвидува експлицитно обврска за објавување на прилозите за измена на содржината на огласот во Службен весник на РСМ.

Имено, начинот на изменување на огласот не е предвиден во членот 41 од законот каде е уредено објавувањето на огласите за јавни набавки.

Од тие причини, како и поради големите трошоци за објавување во Службен весник на РСМ, сметаме дека нема обврска за објавување на прилозите за измена на содржината на огласот или тендерската документација во Службен весник кај постапките каде објавувањето на огласот е задолжително во Службен весник.

Секако, договорниот орган нема пречки да го објави прилогот и во Службен весник, но секогаш треба да поаѓа од оправданоста на трошоците кои се генерираат во постапката, а согласно со еден од основните принципи од членот 3 од законот за рационално искористување на јавните средства.

Исто така, на системот е развиен автоматизиран процес на испраќање на нотификација до сите економски оператори кои што презеле тендерска документација за конкретен оглас, доколку на огласот се извршени измени или дополнувања и притоа заинтересираните компании се информирани правовремено.

Кој ја сноси одговорноста доколку настане технички проблеми при користењето на ЕСЈН?

Согласно постоечката легислатива за користењето и функционирањето на Електронскиот систем за јавни набавки, продолжување на рокот за поднесување на понудите или презакажување на електронска аукција е можно:

Доколку настане пад на серверите на ЕСЈН, при што економските оператори се оневозможени од учество на постапка која се спроведува со користење на електронски средства или на електронска аукција, тогаш системот автоматски го продолжува рокот за поднесување понуди или времетраењето на аукцијата за период еднаков на периодот во кој што ЕСЈН бил во прекин. Доколку не е можно автоматско продолжување на рокот за поднесување на понудите или времетраењето на аукцијата бидејќи истиот веќе истекол, администраторот на ЕСЈН ќе овозможи: - продолжување на рокот за поднесување на понудите или времетраењето на аукцијата, презакажување на електронската аукција за период еднаков на периодот во кој што ЕСЈН бил во прекин или дава инструкции за поништување на постапката доколку не е можно надминување на техничкиот проблем.
Кога постапката која завршила со електронска аукција се враќа на повторна евалуација од страна на Државна комисија за жалби по јавните набавки.

Во случај на прекин на интернет конекција или друг технички проблем со информацискиот систем на економскиот оператор, не се продолжува рокот за поднесување понуди или времетраењето на аукцијата, и одговорноста ја сноси понудувачот.

Дали за правилно пополнување на Известување за склучен договор, во делот за носителот на набавката, економскиот опеаратор со кого е склучен договорот, треба да биде регистриран на ЕСЈН?

Дали и како се спроведува е - аукција кога е поднесена цена од 0,01 денар?

Во случај на дадена понуда од 0,01 денар, можни се две варјанти, во зависност од тоа дали економски најповолната понуда се утврдува врз основа на цената или трошоците со користење на пристапот на исплатливост.

Во случај кога критериум е цената – НЕ СЕ СПРОВЕДУВА е-Аукција, поради тоа што вредноста од 0.01 денари е најниската вредност што може да се постигне на системот. Одговорноста и одлуката за тоа дали постапката ќе продолжи со доделување на договор или со поништување на постапката ја носи договорниот орган.

Во случај кога критериум се трошоците со користење на пристапот на исплатливост, без разлика што еден од понудувачите има цена од 0.01 денари, комисијата за јавни набавки ЗАКАЖУВА е-аукција, со цел останатите понудувачи кои имаат различни цени, да можат да извршат намалување.

Kога повеќе елементи од критериумот се цена, аукцијата се спроведува за елементот (цена) кој што носи најмногу бодови.

При дефинирањето на елементите и доделувањето на бодовите, потребно е да се направи добра анализа, со цел да се утврди за кој од нив е најоптимално да се спроведе аукција, за да се избегнат ситуации при кои понудувачите не се во можност да ги намалат првично поднесени понуди.

Што во случај кога на електронска аукција се изедначуваат тековната цена на аукцијата со минималниот праг (зададен параметар при закажувањето)?

Како се спроведуваат набавки чии цени се регулирани од страна на регулаторни тела како на пример нафта, горива, масла и слични предмети на набавка и дали е можно спроведување на електронска аукција?

Кога се спроведува електронска аукција кај постапките за доделување на договор кои завршуваат со склучување на рамковна спогодба со ПОВЕЌЕ економски оператори?

Како се врши намалување на цените после спроведената аукција, кај понудите/договорите кај кои вкупната вредност е составена од повеќе поединечни цени?

Како да преземам тендерска документација преку ЕСЈН?

Преземањето на тендерската документација може да се направи преку почетната страница на ЕСЈН, и тоа преку линкот „Огласи“ кој се наоѓа во рамки на истоименото мени.

Го избирате линкот по што се отвора табела со сите тековни огласи, во која се наоѓаат податоци за постапките за јавни набавки, како и самата тендерска документација.

За да ја преземете тендерската документација за конкретен оглас, кликнувате на „Прикажи“ во последната колона од табелата со назив „Документи“ по што ќе ви се отвори прозорец каде се прикажани документите преку соодветна икона во зависност од форматот на документите.

По кликнување на иконата, се појавуваат две опции: „Прегледај во пребарувач“ и „Преземи документ“. Преку опцијата „Прегледај во пребарувач“, дадена е можност документацијата да биде прегледана без да има потреба корисникот да се најавува на ЕСЈН со корисничко име и лозинка. Преку опцијата „Преземи документ“, може да се преземе тендерската документација во формат во кој е прикачена на системот од страна на договорниот орган кој го објавил огласот.

По кликнување на „Преземи документ“, се отвораaт полиња за внес на корисничко име и лозинка. Тендерската документација може да се преземе слободно без внесување на корисничко име, САМО откако огласот за конкретната постапка ќе заврши (после датумот на јавно отворање).

Во кој формат е препорачливо да се прикачува тендерската документација на ЕСЈН?

Доколку сум економски оператор (приватна фирма), за користење на кои функционалности е потребно да се регистрирам на ЕСЈН?

На е-маил адресата која ја доставив при регистрацијата не ми стигнуваат пораките испратени преку ЕСЈН

Успешно се регистрирав, а не можам да се најавам на системот?

Дали е можно странски економски оператор да се регистрира на ЕСЈН?

Дали е можно физички лица да се регистрираат на ЕСЈН?

Која е постапката за регистрација на Економски оператор на системот?

Корисникот на системот ја пополнува електронската форма за регистрација на својатa компанија, која се наоѓа на почетната страница на ЕСЈН во делот „Економски оператор”.

Најпрво се внесува матичниот број на компанијата и откако ќе се кликне на копчето "Пребарај" податоците за компанијата автоматски се пополнуват во делот "Податоци за економскиот оператор".

При поплнување на формата во делот "Пријави се за инфо за огласи" корисникот може да избере 3 категории кои се вклучени во годишната претплата. Секоја дополнителна категорија на набавка, дополнително се наплаќа.

Откако корисникот ќе ги внесе сите потребни податоци во соодветните полиња, кликнува на копчето „Регистрирај се“.

Доколку е успешна регистрацијата, системот ја потврдува истата со прикажување на порака и автоматски испраќа е-порака до адресата на е-пошта на корисникот (кој се здобива со улога - локален администратор), во која е содржан активациски линк за комплетирање на регистрацијата.

За успешно завршување на процесот на регистрација, потребно е кликнување на активацискиот линк во рок од 24 часа, во спротивно регстрацијата не е успешна и ќе биде потребно повторно пополнување на формата за регистрација.

По кликнување на активацискиот линк, на системот се отвораат полиња за внес на лозинка. Во овие полиња корисникот внесува своја лозинка која ќе ја користи при понатамошното најавување на ЕСЈН.

По потврдување на регистрацијата, автоматски е испратена е-порака до адресата на е-пошта на локалниот администратор, во која се содржани корисничкото име и лозинката кои администраторот сам си ги доделил, како и инструкции за уплата на износот за годишната претплата.

Која е постапката за регистрација на Договорен орган на системот?

Корисникот на системот ја пополнува електронската форма за регистрација на својот договорен орган, која се наоѓа на почетната страница на ЕСЈН во делот „Договорен орган”.

Откако ќе ги внесе сите потребни податоци во соодветните полиња, кликнува на копчето „Регистрирај се“.

Доколку е успешна регистрацијата, системот ја потврдува истата со прикажување на порака и автоматски испраќа е-порака до адресата на е-пошта на корисникот (кој се здобива со улога - локален администратор), во која се содржани корисничкото име кое администраторот сам си го доделил и лозинката која системот автоматски му ја генерирал.

Во прилог на е-пораката системот автоматски доставува и Барање за регистрација во ЕСЈН (Брег образец). Овој БРег образец треба да се испечати, потпише и во хартиена форма (по пошта или телефакс) да се поднесе до Бирото за јавни набавки.

Брег образецот може да се дополни и во електронска форма, да се потпише со електронски потпис (дигитален сертификат) и да се испрати по е-пошта до Бирото за јавнинабавки.

После доставувањето на Брег образецот, доколку е правилно креиран, вашиот профил ќе биде активиран (ќе ви стигне порака за активација на вашата е-пошта) и ќе можете да се најавите и да го користите системот.

Како да направам измена на планот за јавни набавки на ЕСЈН?

Како да објавам план за јавни набавки на ЕСЈН?

Кои податоци се внесуваат во кварталните евиденции?

Имаме промена на членовите на комисија кои се задолжени да ја спроведат јавната набавка. Како да се обезбеди пристап на ЕСЈН за новите членови на комисијата?

Како да изменам објавено известување или квартална евиденција доколку направам техничка грешка при објавувањето?

Како се пополнува известување за Измена на договорот?

Во случај комисијата да има донесено погрешна одлука, или во случај постапката да е вратена во Повторно одлучување од страна на ДКЖЈН, дали може одговорното лице да ја смени одлуката и да се прикачи/испрати нова одлука?

Што е евидентна книга на постапката?

Со новиот Закон за јавни набавки се издвојува евиденцијата на документите за јавни набавки во посебна електронска евиденција.

При самото објавување на огласот за јавна набавка, постапката добива единствен уникатен број на ниво на државата и сите документи поврзани со оваа постапка го носат основниот број на огласот со соодветен под број согласно хронолошкото настанување на документите и датум кога истите се прикачени.

Некои документи при спроведување на постапката ги креира самиот ЕСЈН и истите автоматски се прикачуваат на соодветно место и добиваат соодветен подброј.

За секоја постапка ЕСЈН креира евидентна листа а збирот на евидентните листи за секоја постапка претставува евидентна книга за јавни набавки на тој договорен орган.

Секој договорен орган има увид во досието, евидентните листи и евидентната книга на постапките кои ги спровел. Примерок од досието за постапката што се спровела во електронска форма преку ЕСЈН се чува во ЕСЈН најмалку пет години од денот на склучување на договорот за јавна набавка или од конечноста на одлуката за поништување на постапката на начин кој обезбедува зачувување на интегритетот на податоците.

Придобивки од воведување на посебна електронска евиденција на постапките за јавни набавки: - се надминува двојното архивирање особено се решава проблемот со архивирање на документите кои се во изворна електронска форма; - се надминува проблемот со печатење на документацијата и непотребно чување на истата во хартиена форма, нема потреба од обезбедување на соодветен простор за чување на документација; - се надминува проблемот со различен архивски број при премин од една во друга календарска година (што е случај во 99% од постапките за јавни набавки) - целокупната документација во врска со постапката од самиот почеток до склучениот договор се на едно место - обезбедување на сигурен ревизорски траг кај постапките за јавни набавки, максимална безбедност и обезбеден back up на целокупната документација, неможност за бришење, опожарување или опасност од поплавување во просториите каде се чуваа оваа документација.

Дали е валиден дигиталниот сертификат ако на документот јавува порака Invalid signatures?

Цената на понудата внесена на ЕСЈН е различна од цената во образецот на финансиската понуда. Дали оваа понуда треба веднаш да биде отфрлена?

Како се врши проверка на ЕСЈН дали на подизведувач или субјект кој дава поддршка му е издадена негативна референца?

Дали комисијата треба да ја отфрли понудата доколку документацијата за докажување на способност на член на група или подизведувач не е потпишана со дигитален потпис?

Сакам да ја продолжам претплатата на ЕСЈН како економски оператор. Ве молам да ми испратите профактура за уплата

Купив пакет документи од Централен регистар преку профилот на ЕСЈН, но по истекот на шест месеци не ми се обновија сите документи за докажување на способност. Која е причината?

Дали е дозволено одредени документи да се достават во хартија во случај на спроведување на постапка во електронска форма?

Дали и кога на ЕСЈН може да објавам оглас доколку корисничкиот профил е блокиран поради неисполнување на некоја од законските обврски (необјавен годишен план, необјавена завршница за постапката/деловите односно известување за склучен договор или поништување, известување за реализиран договор итн.)?

Не најдовте соодветен одговор?

Може да поставите прашање во врска со Законот за јавните набавки на нашата контакт форма

Постави прашање