Во постапките кои се спроведуваат со користење на електронски средства, односно ЕСЈН, се употребува квалификуван сертификат за електронски потпис согласно прописите за електронски потпис.

Договорниот орган во постапки задолжително треба да го користи дигиталниот сертификат (кој претставува електронска алатка што го заменува своерачниот потпис) за потпишување на следниве документи: Одлука за јавна набавка, Записник од јавно отворање, Извештај од спроведена постапка, Одлука за избор на најповолна понуда/поништување на постапката, како и сите други документи што самиот ги составува. Во зависност од видот на документот, истиот го потпишува одговорното лице или комисијата за јавна набавка.

Кај договорниот орган покрај одговорното лице дигитален сертификат потребно е да поседува и најмалку претседателот на комисијата или неговиот заменик. Воедно, треба да се има предвид дека дигиталниот сертификат треба да биде личен (на име на потписникот) и да му е издаден на договорниот орган.

Со квалификуван сертификат за електронски потпис се потпишуваат документите што самиот економски оператор ги составува. Останатите документи кои се бараат во постапката, а кои се издадени од надлежни органи се приложуваат во оригинална електронска форма или во скенирана форма доколку се издадени во хартија.

Носител на дигиталниот сертификат со кој се потпишуваат документите што се составен дел на понудата (техничка и финансиска понуда и изјави) задолжително треба да биде овластениот потписник на правното лице (економскиот оператор) или лице овластено од него. Дигиталниот сертификат треба да му биде издаден на правното лице (економскиот оператор кој поднесува понуда) од регистриран издавач на дигитални сертификати.

Доколку документите се потпишани од лице што е овластено од одговорното лице на економскиот оператор, потребно е да се приложи овластување (полномошно) од овластениот потписник (управителот) на правното лице како составен дел на понудата. Полномошното ќе се смета за валидно ако е приложено во електронска форма, потпишано со дигитален сертификат на управителот или во скенирана форма со печат и своерачен потпис на управителот.

Дигиталниот сертификат задолжително треба да биде квалификуван дигитален сертификат издаден од регистриран издавач на сертификати за професионална употреба, односно да биде личен (на име на потписникот) и да му е издаден на правното лице (економскиот оператор) подносител на понудата. Доколку како понудувач се јавува физичко лице, само во тој случај понудата може да биде потпишана со дигитален сертификат за физичко лице. Внимавајте!!! Преостанатите видови на дигитални сертификати: за физичко лице, за работа со е-банкарство не се прифатливи при спроведување и учество во постапки кои се спроведуваат по електронски пат.

Електронски поднесената понуда има валидност и доказна сила еднаква на понуда која е доставена во хартиена форма кога е потпишана со користење на квалификуван дигитален сертификат издаден од регистриран издавач на сертификати. Прифатливи сертификати се сите оние кои ги задоволуваат стандардите за квалификуван дигитален сертификат согласно со Директивите на ЕУ. Регистрирани издавачи во Македонија за дигитални сертификати се Македонски Телеком АД Скопје и КИБС АД Скопје. Доколку сертификатот е издаден од странски издавач, потребно е издавачот да биде авторизиран (регистриран) во земјата на потекло како официјален издавач на дигитални сертификати. Комисијата за јавни набавки го задржува правото да бара дополнителни докази за валидноста на сертификатот и кредибилитетот на издавачот. Сите понуди кои се потпишани со сертификат кој не е во согласност со изнесеното (невалиден), ќе се сметаат за неприфатливи. Притоа, дигиталниот сертификат треба да биде со важност најмалку до моментот на јавното отворање односно крајниот рок за поднесување на понудите, при што датумот на аплицирање на дигиталниот сертификат се смета за валиден датум на потпишување на документот.

Согласно Законот за податоците во електронски облик и електронски потпис „Сертификат е потврда во електронски облик со кој се потврдува врската меѓу податоците за проверка на електронски потпис со одредено лице, носителот на сертификатот и идентитетот на тоа лице“. Со видовите сертификати кои се издаваат од страна на овластените издавачи на серификати во РМ- КИБС и Телеком се прави дистинкција помеѓу физички лица (за приватна употреба) и правни лица (професионална употреба). Преку серификат за физичко лице не може да се утврди правното лице кое стои зад понудата. Поради тоа, во постапките за доделување на договори за јавни набавки, исклучиво се користат сертфикати за професионална употреба, затоа што само преку нив се потврдува врската помеѓу носителот на сертификатот и правното лице – понудувачот. Комуникацијата во постапките за јавни набавки се одвива помеѓу економскиот оператор (како правно лице) и договорниот орган, освен во случај кога економски оператор или понудувач е самото физичко лице.

Во случај на групна понуда, носителот на групата задолжително ги потпишува со дигитален сертификат: понудата, потребните изјави и целокупната документација која самиот ја изготвува и потпишува. Доколку членовите на групата не поседуваат дигитален сертификат, потребните изјави и документацијата која тие ја изготвуваат и потпишуваат може да биде своерачно потпишана и доставена во скенирана електронска форма.