Во член 9 став 1 од законот, се наведени договорните органи кои имаат обврска при набавка на стоки услуги и работи над определен вредносен праг да ги применат одредбите од Законот за јавните набавки.

Поради широкиот опсег и разноликоста на договорните органи, законот не пропишува кое лице кај договорниот орган има надлежност да ја донесе одлуката за јавна набавка, како и одлуките за избор и/или поништување на постапката. Но со оглед на тоа што со овие документи се врши распределба, резервирање и користење на финансиските средства на договорниот орган за определена намена (набавка на стока, услуга или работа), вообичаено е тоа да бидат раководните органи (без оглед дали се инокосни или колективни), кои имаат надлежност да располагаат со средствата на договорниот орган. Имајќи го предвид наведеното, договорниот орган согласно со важечките законски прописи кои ја регулираат областа во која делува и согласно со своите акти за внатрешна организација, определува кој раководен орган треба да ги донесе овие документи.

Од аспект на Законот за јавните набавки, согласно член 2 став 1 точка 37, под „Одговорно лице кај договорниот орган“ се смета функционер кој раководи со државен орган, градоначалник на единицата на локалната самоуправа или директор на правно лице.

Да, договорниот орган може да ја измени одлуката и да дообезбеди средства потребни за реализација на договорот, доколку во текот на постапката за јавна набавка, најповолната понуда е со цена повисока од износот на средства утврден во одлуката за јавна набавка, под услов врз основа на спроведена анализа да утврди дека истото е економски поисплатливо од повторување на постапката и понудената цена да не го надминува вредносниот праг пропишан за видот на постапката.

Наведенава одредба му дава можност на договорниот орган да дообезбеди средства само под услов претходно да утврди дека дообезбедувањето е економски поисплатливо од повторување на постапката и понудената цена да не го надминува вредносниот праг пропишан за видот на постапката која ја спроведува. Доколку тоа не е случај ќе треба да се пристапи кон поништување на постапката согласно со член 114 став 1 алинеја 4 од законот.

Треба да се има предвид дека во конкретниов случај, станува збор за анализа која се однесува на утврдување на пазарна цена на предметот на набавка. Со цел да се направи оваа анализа предвид треба да се има дефиницијата од член 2 став 1 точка 34 од законот, според која „пазарна цена“ е цената на релевантниот пазар земајќи ги предвид предметот на набавка, развиеноста на пазарот, условите од тендерската документација како што се начинот на плаќање, рокот на испорака, количините, гарантниот рок, средствата за обезбедување и слично.

Преку оваа анализа освен што ќе се утврдува пазарната цена на предметот на набавка и тенденциите дали цената за конкретниот предмет е склона кон зголемување или намалувања, истата треба да доведе до заклучок дали повторувањето на постапката ќе значи и дополнително административно оптоварување и зголемување на трошоците за договорниот орган. Воедно, треба да се има предвид и дали станува збор за производ чија цена се определува на Берза.

Со одлуката за јавна набавка согласно со член 77 став 2 од законот, се утврдува предметот на набавката, износот и изворот на средствата потребни за реализација на договорот, начинот и постапката за јавна набавка и се назначува составот на комисијата, како и ангажирање надворешни стручни лица, доколку е потребно. При тоа, наведенава одредба не го обврзува договорниот орган во случај кога предметот на набавка го оформува во повеќе посебни делови за секој дел поединечно да го утврди и износот на средства потребни за реализација на истиот.

Во принцип договорниот орган може како добра пракса во одлуката за јавна набавка за секој дел поединечно да го утврди и износот на средства потребни за реализација на истиот. Но, наведената поделба е пожелно да се утврди единствено доколку договорниот орган е сигурен дека нема да се надмине вредноста на поединечните делови, бидејќи постои ризик деловите да бидат оценети како несоодветни.

Може да се случи договорниот орган во одлуката да ги распределил вредностите за секој дел одделно, но ниту една од добените најповолни понуди да не соодветствува на извршената распределба на поединечната вредност на лотовите, иако збирот на овие понуди не го надминува износот на средства потребни за реализација на договорот.

Сепак, поради погрешна распределба на вредностите на деловите од предметната набавка нема услови добиените најповолни понуди договорниот орган да ги третира како неприфатливи, бидејќи ова би било неекономично и спротивно со еден од основните принципите во член 3 од законот, економично и ефикасно искористување на средствата во постапките за јавни набавки како за договорниот орган така и за економските оператори Оттука, во овој случај треба  да се изврши корекција на одлуката, односно истата да се измени и дополни кај наведениот износ на поединечните делови соодветно на вредноста на најповолните понуди и да се достави предлог за избор на најповолни понуди до одговорното лице.

Со членот 77 од законот, се пропишува обврска за потребата од јавна набавка договорниот орган да донесе одлука за јавна набавка, како и елементите кои истата треба да ги содржи.

При тоа, согласно со ставот 4 од горенаведениот член, во одлуката за јавна набавка меѓуостанатото се наведуваат и причините за неделивост на предметот на набавка.

Од друга страна со членот 78 од законот, се уредува оформување на јавната набавка во делови.

При тоа, согласно со став 1 од член 78, договорниот орган може да го оформи предметот на набавка во повеќе посебни делови, врз основа на објективни критериуми според вид, својства, намена, место или време на извршување, при што го утврдува предметот и големината на поединечните делови, земајќи ја предвид можноста за пристап на малите и средни претпријатија во постапката за јавна набавка. Ако договорниот орган не го оформил предметот на набавка во повеќе делови во отворената или ограничената постапка, согласно со ставот 2 од член 78 во одлуката за јавна набавка ги образложува причините за тоа.

Следствено на изнесеново, при спроведување на отворена или ограничена постапка, а имајќи ја предвид втората реченица од горенаведениот став произлегува дека договорниот орган користејќи објективни критериуми треба да го оформи предметот на набавка во повеќе посебни делови, ако тоа не го направи (бидејќи објективно е невозможно) ги образложува причините за истото.

Од друга страна, при спроведување на друг вид на постапка (што произлегува од првата реченица) договорниот орган „…може да го оформи предметот на набавка во повеќе посебни делови, врз основа на објективни критериуми…“, но не е обврзан на тоа. Оттука, сметаме дека нема пречка и при кореистењето на набавка од мала вредност или поедноставена отворена постапка, договорниот орган да го оформи предметот на набавка во повеќе посебни делови, доколку истото е објективно можно. Од друга страна, со ставот 4 од членот 77 кој ја уредува одлуката за јавна набавка и нејзините елемети се вели дека „…се наведуваат…. причините за неделивост на предметот на набавка“, без притоа да се потенцира видот на постапката која е предвидено да се спроведе. Од наведеново произлегува дека, ако при спроведување на набавка од мала вредност или поедноставена отворена постапка, договорниот орган предметот на набавка не може да го оформи во делови тогаш дава образложение во одлуката.

Ако избраниот понудувач се откаже од склучување на договорот, согласно со член 112 став 5 од законот, договорниот орган може да склучи договор со следниот рангиран понудувач, ако цената не е повисока од 5% во однос на првично избраната понуда.

Така, ако понудувачот не го потпише договорот за јавна набавка согласно со условите од тендерската документација и доставената понуда, договорниот орган ќе го примени член 101 став 4 и 6 од законот, односно објавува негативна референца во ЕСЈН.

Согласно ставот 11 од овој член, за објавување негативна референца, договорниот орган одлучува со одлуката за избор или за поништување на постапката, а економскиот оператор има право на жалба во жалбена постапка согласно со овој закон.

Тоа значи дека во овој случај, не се изготвува нов Извештај од спроведена постапка, туку се носи нова одлука за избор или поништување на постапката во која се дава соодветно образложение за издадената негативна референца.

Договорниот орган преку Електронскиот систем за јавни набавки (ЕСЈН) има можност да донесе нова одлука за постапката по што истата задолжително ја испраќа до сите економски оператори кои имаат поднесено понуда во постапката согласно член 113 ставови 1 и 3 од законот.

Со тоа  се овозможува економските оператори согласно член 143 став 1 точка 4 од Законот да го остварат правото на жалба до Државната комисија за жалби во врска со донесената одлука.

Модулот за промена на одлука се наоѓа во менито на корисничкиот профил на одговорното лице (линк Донеси одлука/ Промена на одлука за избор/поништување).

Спроведувањето на постапките за јавни набавки во текот на изборен процес не е регулирано со Законот за јавните набавки. Во овој период договорните органи треба да ги почитуваат забраните и ограничувањата кои произлегуваат од Изборниот законик и Законот за спречување на корупцијата и судирот на интереси.

Сепак, одвивањето на изборниот процес несмее да го попречува нормалното функционирање на договорните органи. Имено, договорниот орган може да пристапи кон дообезбедување на средства доколку се исполнети условите предвидени во членот 77 став 5 од законот, односно под услов врз основа на спроведена анализа да утврди дека истото е економски поисплатливо од повторување на постапката и понудената цена да не го надминува вредносниот праг пропишан за видот на постапката согласно со овој закон.