Со оглед дека тендерската документација има клучна улога во постапката за јавна набавка, таа треба да ги содржи сите неопходни информации и мора да се изготви на јасен, недвосмислен, целосен и неутрален начин кој ќе обезбеди споредливост на понудите.

Во случај истата да не е изготвена на горенаведениот начин, укажуваме на член 81 став 4 од законот, согласно кој договорниот орган е должен да одговори на сите прашања или барања за појаснување или измени кои економските оператори можат да ги постават во врска со тендерската документација.

Сепак, со цел да се добијат соодветни одговори прашањата или барањата за појаснување или измени на тендерската документација, економските оператори треба да ги постават најмалку осум дена пред крајниот рок за поднесување понуди или пријави за учество кај отворената или ограничената постапка, односно шест дена кај поедноставената отворена постапка и четири дена кај набавката од мала вредност со објавување оглас.

Договорниот орган согласно со член 81 став 5 од законот, може по свое наоѓање или врз основа на поднесените прашања или барања од економските оператори, да ја измени или дополни тендерската документација.

Сепак, измените или дополнувањата на тендерската документација договорниот орган може да ги направи не подоцна од шест дена од крајниот рок за поднесување на понудите или пријавите за учество кај отворената или ограничената постапка, односно четири дена кај поедноставената отворена постапка и два дена кај набавката од мала вредност со објавување оглас.

Измените и дополнувањата на тендерската документација, согласно со член 81 став 6 од законот, договорниот орган без надоместок и во најкус можен рок ги прави достапни на ист начин како што ја направил достапна тендерската документација.

Содржината на тендерската документација, зависи од видот на постапката, која договорниот орган ја спроведува и во основа особено содржи:

• општи информации во врска со договорниот орган,
• упатства во врска со законските рокови и неопходните услови за учество,
• минималните критериуми за утврдување способност и документација што треба да ја поднесат понудувачите или кандидатите за да го докажат исполнувањето на критериумите за утврдување способност,
• технички спецификации или во случај на примена на конкурентен дијалог, постапки со преговарање и партнерство за иновации, описна документација,
• упатства во врска со изработка и поднесување на техничката и финансиската понуда,
• детална и целосна информација во врска со критериумите за избор на најповолна понуда,
• упатства во врска со правната заштита во постапка за јавна набавка и
• информации во врска со задолжителните одредби од договорот за јавна набавка.

Со техничките спецификации согласно со член 82 став 4 од законот, се дефинираат потребните карактеристики на стоките, услугите или работите. Овие карактеристики може да се однесуваат и на одреден процес или метод на производство или обезбедување на бараните стоки, услуги или работи, или на одреден процес од друга фаза во нивниот животен век, дури и доколку таквите фактори не се составен дел од нивната материјална содржина, под услов карактеристиките да се поврзани со предметот на набавка како и да бидат сразмерни со вредноста и целите на набавката.

Техничките спецификации мора да им обезбедат на сите економски оператори еднаков пристап до постапката за јавна набавка и не смеат неоправдано да ја попречуваат пазарната конкуренција во јавните набавки.

Согласно со член 82 став 8 од законот, договорниот орган не смее да дефинира технички спецификации кои упатуваат на конкретно производство, изведба, определен процес или трговски марки, патенти, видови или специфично потекло на стоки со цел фаворизирање или елиминирање определени економски оператори или определени стоки.

Ваквото упатување е дозволено само во исклучителен случај кога со примена на одредбите од  член 82 од законот, не е можно да се даде доволно прецизен опис на предметот на договорот за сите заинтересирани страни и задолжително треба да е придружено со зборовите „или еквивалентно“.

Со техничките спецификации согласно со член 82 став 4 од законот, се дефинираат потребните карактеристики на стоките, услугите или работите и истите може да се однесуваат и на одреден процес или метод на производство или обезбедување на бараните стоки, услуги или работи, или на одреден процес од друга фаза во нивниот животен век, дури и доколку таквите фактори не се составен дел од нивната материјална содржина, под услов карактеристиките да се поврзани со предметот на набавка како и да бидат сразмерни со вредноста и целите на набавката.

Согласно со ставот 11 од горенаведениот член, понудувачот во својата понуда мора со сите соодветни средства, вклучувајќи ги и оние од членот 84 од овој закон, да докаже дека стоките, услугите или работите што се во согласност со стандардот ги исполнуваат условите за извршување или функционални карактеристики одредени од страна на договорниот орган.

Ова значи дека при евалуација на техничката понуда треба да се прифатат сите соодветни докази преку кои комисијата може да утврди дека понудените стоки, услуги или работи се во согласност со дефинираните технички спецификации.

Од друга страна, при утврдување на способноста на економските оператори, договорниот орган утврдува дали постојат причини за исклучување од постапката и дали се исполнети условите за квалитативен избор утврдени во членовите 89, 90, 91 и 92 од овој закон.

Еден од условите за квалитативен избор на економските оператори може да биде и техничката или професионалната способност. Доколку, договорниот орган го користи овој услов треба да утврди минимални услови кои економските оператори треба да ги исполната за да се увери дека ги имаат потребните човечки и технички ресурси за квалитетно извршување на договорот.

Доказите со кои во постапките за јавни набавки, се докажува техничката и професионалната способност на економскиот оператор се пропишани со член 95 став 8 од законот. Така, согласно со член 95 став 8 под ј) во постапката, техничката и професионалната способност на економскиот оператор во однос на стоките што треба да се набават, може да се докаже со:

• мостри, опис и/или фотографии на производи кои се предмет на испорака, а чија веродостојност економскиот оператор е должен да ја потврди доколку тоа го побара договорниот орган и
• сертификати и извештаи издадени од надлежни тела за контрола за квалитет со признаена компетентност, а кои ја тестираат погодноста на производите што јасно била утврдена со упатувањата кон спецификациите и стандардите.

Од наведеново произлегува дека во случај на набавка на стоки, заради исполнување на условите за квалитативен избор во делот на техничката или професионалната способност на економските оператори, договорниот орган како доказ може да бара мостри, опис и/или фотографии на производи, како и/или сертификати и извештаи издадени од надлежни тела за контрола за квалитет со признаена компетентност. Со помош на овие докази ќе се утврди дека економскиот оператор ја има потребната техничка и професионална способност да ја произведе стоката која се бара, односно ќе се утврди процесот или метод на кој се произведува стоката која се набавува.

Оттука, во зависност од предметот на набавка (негова специфичност, комплексност и сл.) треба да одлучите дали при утврдување на условите за квалитативен избор на економските оператори, ќе ја утврдувате и техничката или професионалната способност, и дали и кои докази ќе ги барате за докажување на истата. Од друга страна, комисијата во фазата на евалуација треба да ги прифати сите соодветни докази преку кои ќе утврди дека понудените стоки, услуги или работи се во согласност со дефинираните технички спецификации.